Let op: Rapasso is een beveiligde online omgeving, maar jij bent en blijft zelf verantwoordelijk voor de informatie die je toevoegt aan het dossier van jouw cliënt. Als professional coach heb je volledig inzicht in het dossier. Wees er op bedacht welke informatie je wel of niet op rapporteerbaar zet en hoe je het formuleert. Hou hierbij de privacy wetgeving in acht. Per dossier item kun je bepalen of deze wel of niet inzichtelijk is voor de cliënt en/of de werkgever/opdrachtgever.
Hieronder een uitleg hoe je verschillende soorten informatie bij kunt houden.
E-mails
De mails die jij aan een dossier wilt toevoegen kun je sturen naar dossier@rapasso.eu. Soms wordt een mail niet herkent doordat bijvoorbeeld een cliënt een afwijkend e-mailadres heeft gebruikt dan opgegeven in zijn cliëntportal. Mails die niet herkent en gekoppeld zijn vind je terug onder het kopje "Onverwerkte E-mails' op jouw eigen startpagina. Zie ook het artikel met uitgebreide uitleg over jouw startpagina.
Door op de mail te klikken kun je zelf aangeven aan welk traject/persoon de mail gekoppeld kan worden, zodat je de mail terug kunt vinden het dossier.
Via de persoonskaart dossier items toevoegen
De persoonskaart bestaat uit meerdere 'lagen'. Op het eerste scherm zie je een verkorte weergave van meerdere onderdelen. Zo ook het onderdeel 'Toevoegen aan dossier'. Door op de tekst: Verslag, Telefoongesprek, Bestand of Notitie te klikken verschijnt er een scherm waarin je kort wat informatie kunt noteren.
Wil je een bestand uploaden klik dan op de tekst 'Bestand'. Onderaan verschijnt een knop waarmee het bestand kunt opzoeken en uploaden.
Wil je een compleet overzicht van alle dossier items klik dan onder aan op de 'Dossier-button' (zie onderstaand).
Je komt dan in een scherm met een volledig overzicht van alle vastgelegde dossier items:
Ook in dit venster kun je dossier items toevoegen door op de tekst: Verslag, Telefoongesprek, Bestand of Notitie te klikken. Voor ieder dossier item wordt door middel van een symbool het soort item getoond:
Bij ieder dossier item kun je desgewenst een opmerking toevoegen. Ook kun je een dossier item delen met je cliënt en/of rapporteerbaar maken. Wanneer je een item deelt met je cliënt dan ziet hij/zij dit item terug in het cliëntportal. Uitgebreide informatie over rapporteerbaar kun je nalezen in het artikel "Rapporteerbaar".