Een persoon toevoegen
Door te klikken op het icoon voor Personen in de linkerkolom in Rapasso kom je in het personenoverzicht en kun je personen aan Rapasso toevoegen.
Klik eerst op "Persoon toevoegen" links bovenin.
Vervolgens opent aan de rechterkant van je scherm de persoonskaart waar je gegevens gaat invullen.
De persoonskaart bestaat uit 4 tabbladen waar gegevens kunnen worden ingevuld. Hieronder zullen we die verder uitleggen.
Als je de gegevens gevuld hebt, klik je rechts onderin op opslaan.
Let op: de invulvelden met een * zijn verplicht.
De gegevens vullen
Tabblad Algemeen
Om een persoon op te kunnen slaan is minimaal vereist dat je de achternaam invult. Alle velden die hier staan kunnen echter ook op een later moment gebruikt worden om velden in te vullen in een briefsjabloon, dus hoe meer je vult, des te meer gemak je uit het gebruik van Rapasso kan halen.
Bij dit onderdeel staat bij het aanmaken van een nieuwe persoon direct jouw eigen naam gekoppeld als coach. Door het veld uit te klappen kan je echter ook een andere coach selecteren. Tevens geef je hier aan welk type persoon het is. Het vinkje bij 'Deel met team' zet je aan als de gegevens van de persoon die je opvoert door alle gebruikers van Rapasso binnen jouw eigen organisatie zichtbaar mag zijn. Meer informatie over dit vinkje vind je terug in het artikel over Privacy/AVG.
Bij dit onderdeel kan je nog aanvullende informatie over de persoon kwijt, zoals geboortedatum en geslacht. Ook deze velden kunnen worden gebruikt in briefsjablonen, waardoor in dit voorbeeld een rapportage gericht kan worden aan Mevrouw K.S.J. van den Bosch.
De opmerking die hier gevuld is, wordt zichtbaar op de persoonskaart. Over het algemeen zal je hier iets neerzetten waarvan het goed is dat je dat direct in beeld hebt als je de persoonskaart opent.
Tabblad Contact informatie
Op het tabblad Contact informatie kan je de contactgegevens invullen. Door op het +-teken aan de rechterzijde te klikken kan je een nieuwe regel opvoeren. Als je bijvoorbeeld meerdere e-mailadressen opvoert, dan kan je er eentje als voorkeursmailadres opvoeren.
Het prullenbakje is zichtbaar als je verwijderrechten hebt en kan gebruikt worden om een regel weer te verwijderen.
Tabblad Werkrelaties en Opleiding
De tabbladen Werkrelaties en Opleiding kunnen via de persoonskaart gevuld worden. Echter: de informatie die een cliënt zelf op zijn of haar cliëntportal invult bij Opleiding en Werkervaring wordt automatisch op de persoonskaart op deze plekken overgenomen. Vaak zal je hier dus als coach voor een cliënt niets invullen.
Voor een contactpersoon bij een opdrachtgever kan het wel heel handig zijn om de werkrelatie te vullen, zodat er direct een koppeling in Rapasso wordt gelegd tussen het bedrijf en de contactpersoon. Over hoe dat precies in zijn werk gaat hebben we een apart artikel gemaakt: Contactpersonen koppelen aan organisaties.
Wijzigen/aanvullen van gegevens
Als je op een later moment gegevens van de persoon wilt wijzigen of aanvullen, dan klik je op de naam van de persoon in de blauwe balk op de persoonskaart.
Je komt dan opnieuw in het scherm met invulvelden.
Verwijderen van personen
Om een persoon te kunnen verwijderen heb je verwijderrechten nodig. Het toekennen van verwijderrechten wordt gedaan door een Rapasso-gebruiker binnen jouw organisatie die de rol Beheerder heeft.
Ga naar de lijst met personen. Ga met je muis over de regel van de persoon die je wilt verwijderen. Er verschijnt dan een prullenbakje aan het einde van die regel. Klik daar op en bevestig dat je het geselecteerde item wilt verwijderen.
Let op: als je een persoon verwijdert uit Rapasso verdwijnt ook alle informatie die bij deze persoon is opgeslagen. Een verwijderde persoon is niet terug te halen, alleen door iemand met de rol Beheerder en binnen 30 dagen na verwijdering (zie dit artikel).