Werken met standaard-opdrachten d.m.v. Rapasso Flow
Elke coach kan voor zijn cliënten opdrachten klaar zetten in het online Cliëntportal.
Wanneer hier regelmatig gebruik van wordt gemaakt is het fijn wanneer je als coach kan kiezen uit een lijst met huiswerkopdrachten inclusief notificaties hiervan die automatisch per mail naar de cliënt gestuurd worden. Dit zorgt voor tijdsbesparing bij het opvoeren van de taken en de bewaking hiervan, en daarnaast voor eenduidigheid in het aanbieden van de opdrachten.
Speciaal hiervoor is Rapasso Flow ontwikkeld. De module bestaat uit een aantal onderdelen:
Opdrachten Dashboard
Lijst met standaard (huiswerk)opdrachten
Notificaties
1. Opdrachten Dashboard
Wanneer je in de linkerkolom op het huiswerkopdrachten icoon klikt krijg je een dashboard te zien met een totaaloverzicht van alle opdrachten die je hebt uitgezet bij jouw cliënten. Wanneer je het vinkje bovenin aanzet zie je alleen de geplande opdrachten.
De niet tijdig afgeronde opdrachten zijn roodgekleurd. Druk je op een van de opdrachten dan ga je direct naar de het betreffende online Cliëntportal om deze in te zien.
2. Lijst met standaard (huiswerk)opdrachten
Je kan als coach rechtstreeks in het online Cliëntportal een standaard (huiswerk)opdracht uit de lijst selecteren nadat je op het +-teken geklikt hebt.
Via de link Beheer opdrachten kunnen de standaard (huiswerk)opdrachten die vaak worden gebruikt worden aangemaakt/aangepast. Wanneer dit bij 1 online Cliëntportal wordt aangemaakt is de lijst vervolgens bij alle online Cliëntportals binnen je eigen Rapasso omgeving te gebruiken
Je moet de juiste rechten/rollen hebben om deze opdrachtensjablonen aan te kunnen maken. Alleen dan krijg je het linkje Beheer opdrachten te zien.
Als je hierop klikt kom je in het volgende scherm:
Hier krijg je een overzicht van de huidige aangemaakte standaard opdrachten binnen jouw omgeving. Om een nieuwe standaard opdracht toe te voegen klik je op de groene knop 'Toevoegen'.
Onderwerp: Onderwerp van de opdracht.
Plandatum: Het aantal dagen dat het systeem optelt bij de datum van het inzetten van een opdracht, dus wanneer de cliënt eraan moet beginnen.
Verloopdatum: Het aantal dagen dat het systeem optelt bij de datum van het inzetten van de opdracht
Omschrijving: Hier kan je uitleg van de opdracht zetten. Je kan de opmaak interactief maken middels links naar verschillende sites of youtube filmpjes.
Notificaties: Hier kan je notificaties door Rapasso naar cliënten laten versturen. Per opdracht kan je aangeven welke notificatie op welk moment gestuurd moet worden. Wat er in de notificatie zelf komt te staan kan je ook zelf beheren. Zie verderop in dit artikel voor de werkwijze.
Voorbeeld: Je hebt 2 opdrachten welke elkaar opvolgen. Dan maak je eerst opdracht 1 met Plandatum 0 en Verloopdatum 7, daarna volgt opdracht 2 met Plandatum 7 en Verloopdatum 14. Je kan nu meteen opdracht 1 en 2 inzetten en deze zullen elkaar direct goed opvolgen in de tijd.
3. Notificaties
Ook de notificatiesjablonen kan je zelf beheren. Hiervoor gelden dezelfde rechten/rollen als voor het maken van Opdrachtsjablonen.
Je kan kiezen om een nieuw sjabloon toe te voegen of gebruik maken van een kopie van een bestaand sjabloon en deze naar wens aanpassen.
Het advies is om altijd even een testmail te versturen naar jezelf om het sjabloon te testen, voordat je deze koppelt aan een opdracht. Je vindt hiervoor een knop 'testmail versturen' onderin je scherm.
Zelf gemaakte notificatiesjablonen kunnen pas worden ingezet bij een opdracht als het vinkje bij 'actief' is aangezet.
Ons advies is om de notificatiesjablonen niet te specifiek te maken, zodat ze voor meerdere opdrachten te gebruiken zijn. Maak bijvoorbeeld een algemene notificatie voor een nieuwe opdracht, een algemene reminder net voor de verloopdatum en een algemene herinneringsnotificatie wanneer een opdracht verlopen is.