Bewaartermijnen
Een bewaartermijn geeft aan hoelang bepaalde informatie in Rapasso opgeslagen mag blijven. Maar deze bewaartermijn kan verschillen per klant, opdrachtgever of project. Daarom is er een optie om zelf bewaartermijnen toe te voegen en vast te leggen.
Er is onderscheid te maken tussen herleidbare en niet herleidbare persoonsgegevens. Hieraan zitten ook verschillende bewaartermijnen. Wanneer men een bewaartermijn hanteert wordt herleidbare informatie verwijderd/anonimiseert terwijl de mogelijkheid tot rapporteren wel blijft bestaan.
Vastleggen bewaartermijn
De bewaartermijn kan op verschillende manieren worden vastgelegd:
Per Rapasso omgeving: hierbij wordt op klantniveau de bewaartermijn vastgelegd.
Per trajectconfiguratie: als variabel op het maatwerktraject.
Per project: op projectniveau worden afspraken gemaakt voor de specifieke bewaartermijn.
Per traject: op de tab instellingen wordt de bewaartermijn handmatig vastgelegd.
Meer informatie hoe je dit kunt doen vind je hier.
Welke gegevens worden behouden/verwijderd?
Er zijn een aantal zaken die behouden worden nadat de bewaartermijn is verstreken:
Uren en kosten per traject;
Doorlooptijden;
Andere kenmerken zoals (dit is configureerbaar per type traject):
Instroomkanaal;
Gemiddelde leeftijd;
KTO;
Blik op Werk indicatoren;
Etc.
Er zijn een aantal zaken die verwijderd/geanonimiseerd worden nadat de bewaartermijn is verstreken:
Persoonsgegevens en de persoonskaart;
Dossier items;
Audit log;
Bepaalde typen velden uit een traject (welke herleidbare gegevens kunnen bevatten) zoals tekstgebieden.
Daarnaast kan de klant bij eigen trajecten aangeven welke velden wel en niet bewaard dienen te worden.
Monitoren bewaartermijn
De bewaartermijn gaat in na afsluiting van het laatste actieve traject bij die persoon. Wanneer een nieuw traject bij diezelfde persoon wordt opgestart vervalt die bewaartermijn. 30 dagen voor het verstrijken van de bewaartermijn wordt de betreffende persoon met alle gerelateerde informatie op een zogeheten watchlist gezet. Meer over de watchlist vind je hier.
Archiveren
De trajecten welke zijn geanonimiseerd worden vervolgens gearchiveerd. Dat wil zeggen dat ze worden verwijderd uit de actuele overzichten van Rapasso. Maar de niet herleidbare informatie nog wel beschikbaar blijft voor rapportages. Daarnaast zijn de gearchiveerde trajecten nog wel te raadplegen zijn via een apart overzicht. Meer informatie hierover vind je hier.