Om bij de archiveer functie te komen ga je naar het hoofdscherm van Rapasso en klik je op de “archiefkast”.
Let op: dit is alleen beschikbaar als je hier de juiste rol voor hebt in Rapasso.
Als je vervolgens op onderstaande optie klikt dan krijg je alle gearchiveerde gegevens te zien. Deze zijn dus al eerder handmatig geanonimiseerd.
Watchlist
Alle trajecten die geanonimiseerd en/of verwijderd dienen te worden, verschijnen vooraf op een overzicht welke zichtbaar is voor een gebruiker die daarvoor geautoriseerd is.
Deze gebruiker ontvangt een e-mail wanneer die persoon uit het systeem wordt gehaald om de bewaartermijnen te kunnen monitoren. De watchlist geeft met kleurcodes groen, oranje en rood aan wanneer de informatie deze bewaartermijn overschrijdt.
Rood wil zeggen dat de geplande anonimisering al verlopen is en dus al geanonimiseerd had moeten zijn;
Oranje wil zeggen dat de kandidaat binnen 15 dagen gepland staat voor anonimisering;
Groen wil zeggen dat de kandidaat binnen 30 dagen gepland staat voor anonimisering.
In de watchlist kan de gebruiker per persoon kijken of deze geanonimiseerd dient te worden en vervolgens met een druk op de knop deze informatie anonimiseren. Er vindt dus een handmatige check op plaats alvorens de informatie definitief wordt geanonimiseerd of verwijderd.
Let op: Dit proces is onomkeerbaar. Eenmaal geanonimiseerde informatie kan niet meer worden ge-deanonimiseerd.
Via de knop “kandidaten voor anonimisering” vind je alle kandidaten welke handmatig gecontroleerd dienen te worden en welke vervolgens geanonimiseerd dienen te worden. Hier zie je dus de verschillende kleuren bolletjes (rood, oranje en groen).
Door op een kandidaat te klikken kun je het dossier anonimiseren. Je krijgt aan de rechterkant het volgende scherm te zien.
Door op anonimiseer dossier te klikken, anonimiseer je de desbetreffende cliënt.