E-mail en Rapasso

Altijd alle informatie op één plek en toch je eigen e-mail programma blijven gebruiken. Dat kan gemakkelijk met Rapasso.

In dit artikel leggen we uit hoe dit werkt, zowel voor uitgaande e-mails als voor inkomende e-mails.

Uitgaande e-mails

Optie 1: Start in Rapasso

Klik op de persoonskaart op het e-mailadres van de persoon die je wilt mailen.

Je wordt dan doorgeleid naar het e-mailprogramma dat op jouw computer/laptop als standaardprogramma staat ingesteld.

Automatisch komt bij 'AAN' het e-mailadres van de ontvanger en bij 'BCC' komt automatisch dossier@rapasso.eu te staan.

Je kan nu de e-mail opstellen en verzenden zoals je gewend bent.

Lees verder bij Verzendschema uitgaande e-mail

Optie 2: Start in je eigen mail-programma

Stel een mail op zoals je gewend bent en zet in de 'AAN' het e-mailadres van de ontvanger.

Zet in de 'BCC' het adres dossier@rapasso.eu

Let op: via de 'CC' werkt het niet, dus gebruik de 'BCC'

Verzend de e-mail en lees verder bij Verzendschema uitgaande e-mail

Verzendschema uitgaande e-mail

Volgens onderstaand schema gaat het systeem de mail proberen te verwerken in Rapasso:

Uitleg van het schema:

Na het verzenden van een e-mail met dossier@rapasso.eu in de 'BCC' dan komt deze bij Rapasso aan. Als jouw verzendmailadres niet bekend is binnen Rapasso, dan wordt de e-mail direct teruggestuurd en kan deze niet in het dossier worden opgeslagen. Jouw inlognaam is in veel gevallen ook het e-mailadres waarmee je zal e-mailen, dus dan gaat dit goed. In het geval dat je meerdere verzendadressen gebruikt, dan kan je deze ook aan jouw account laten koppelen. Stuur hiervoor een bericht naar de helpdesk van Rapasso.

Let op: het is niet mogelijk om 1 verzendadres aan meerdere accounts te koppelen. bijvoorbeeld het mailadres 'info@rapasso.nl' kan niet aan meerdere collega's binnen Rapasso worden gekoppeld.

Is het verzendmailadres wel bekend in Rapasso, dan komt de mail aan in het systeem. Vervolgens gaat het systeem checken of het AAN-e-mailadres bekend is.

Is dit het geval dan checkt het systeem of er een actief traject is bij deze persoon. Als dat het geval is, dan wordt de e-mail direct onder het traject van die persoon opgeslagen.

Indien er meerdere actieve trajecten zijn of helemaal geen actieve trajecten, dan wordt de e-mail direct opgeslagen op de persoonskaart. Indien gewenst kan je deze zelf nog koppelen aan een traject door naar de persoonskaart te gaan, de e-mail aan te klikken en een traject te koppelen.

Als het AAN-adres niet bekend is dan wordt de e-mail op het Startscherm bij Onverwerkte e-mails geplaatst. Vanaf daar kan de e-mail handmatig gekoppeld worden aan de juiste persoon.

Inkomende e-mails

Als er een e-mail binnenkomt in je e-mail inbox en je wilt deze e-mail ook aan een bepaald dossier koppelen, dan kan je deze doorsturen naar Rapasso door in de AAN: dossier@rapasso.eu te vermelden.

Deze e-mail wordt altijd bij de verzender op de startpagina van Rapasso gezet onder het kopje Onverwerkte e-mails. Deze zal je zelf handmatig moeten koppelen.

Handmatig koppelen e-mails

Handmatig koppelen wordt gedaan door op de startpagina te klikken op het onderwerp van de e-mail waarvan het systeem niet direct weet waar het deze moet plaatsen.

Klik vervolgens op het veld achter 'Voeg toe aan dossier'. Hier kan je beginnen met typen en Rapasso filtert de juiste persoon uit de lijst. (mits deze persoon is aangemaakt). Of klik op het pijltje naar beneden en zoek de persoon uit de lijst.

Daarna kan je eventueel ook direct kiezen om het aan een traject bij die persoon te koppelen.

Klik daarna op 'Opslaan' of eventueel op 'Opslaan en verder bewerken' indien je er nog iets aan wilt toevoegen.

Let op: Heb je de e-mail per ongeluk aan de verkeerde persoon gekoppeld verwijder dan de gekoppelde e-mail en verstuur de e-mail opnieuw.

Heb je het antwoord gevonden?