Alles over mailverwerking

Waarom mailverwerking

Altijd alle informatie op één plek, zelfs het mailverkeer en toch je eigen e-mail programma blijven gebruiken. Een compleet beeld bij de communicatie welke er bij de cliënt heeft plaatsgevonden. Dit kan in Rapasso zonder al te veel handelingen. Hoe dit werkt leggen we je in dit artikel uit. 

Situatie: Sturen e-mail aan cliënt

Bij het verzenden van een e-mail aan een cliënt wordt bovenstaand schema gehanteerd.
Als in de de BCC: dossier@rapasso.eu ingevuld staat komt de mail aan bij Rapasso.
In het geval dat je op de maillink op de persoonskaart hebt gedrukt dan wordt dit automatisch ingevuld (net zoals de AAN:  ).

Na het verzenden komt de e-mail bij ons aan. Mail je de cliënt met een (verzend) e-mail adres wat niet bekend is in Rapasso wordt de e-mail direct terug gestuurd. Is dit e-mail adres wel bekend dan wordt het doorgezet naar Rapasso. 

Vervolgens wordt gekeken of het AAN: adres bekend is binnen Rapasso. Is dit het geval dan komt de e-mail direct in het dossier van de cliënt terecht. Als dit niet het geval is dan wordt de e-mail geparkeerd op het Startscherm. Vanaf daar kan de e-mail handmatig gekoppeld worden aan de juiste cliënt. 

Situatie e-mail doorsturen

Als een e-mail binnenkomt in je mail inbox welke je ook aan een bepaald dossier wilt koppelen kan je deze doorsturen AAN: dossier@rapasso.eu
Dit kan een e-mail zijn van een leidinggevende over de persoon, van een testbureau of gewoon een e-mail gestuurd door de cliënt zelf. 

Let op: doe dit alleen vanaf het e-mailadres waarmee je ook inlogt in Rapasso. Andere e-mailadressen herkent het systeem niet en dan wordt je mail niet doorgestuurd naar je startscherm.

Deze e-mail wordt altijd op de startpagina van Rapasso gezet onder het kopje onverwerkte e-mails. Deze dienen ook handmatig gekoppeld te worden. 

Handmatig koppelen e-mails

Handmatig koppelen wordt gedaan door op de startpagina te drukken op het onderwerp van de e-mail waarvan het systeem niet direct weet waar het deze moet plaatsen. 

Druk vervolgens op het veld achter 'Voeg toe aan dossier'. Hier kan je beginnen met typen en Rapasso filtert de juiste persoon uit de lijst. (mits deze persoon is aangemaakt). Of druk op het pijltje naar beneden en zoek de persoon uit de lijst. 

Let op: in dit veld zie je geen bijlages verschijnen, maar eventuele meegestuurde bijlages worden wel automatisch opgeslagen bij de betreffende mail in het dossier.

Is de juiste persoon gekozen druk op Opslaan / Opslaan en verder bewerken. 

Let op: Heb je de e-mail per ongeluk aan de verkeerde persoon gekoppeld verwijder dan de gekoppelde e-mail en verstuur de e-mail opnieuw. 

Heeft u het antwoord gevonden?